個人情報保護 セキュリティ

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

　グッジョブ社労士事務所は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業者等の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。

１　特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備を行います。

２　安全管理措置について

　　当事務所は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために必要な措置を講じます。

　　特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

３　関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、社労士のためのマイナンバー対応ハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

４　特定個人情報等に関する問合せ窓口

　本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報等保護意識の維持向上を図ります。

制定日：2021年4月1日

グッジョブ社労士事務所　
代表　合田弘孝

当事務所特定個人情報お問合せ窓口

特定個人情報管理責任者　合田弘孝

電話：0877-55-2396　9:00～17:00

○○事務所で取り扱う事務の範囲および利用目的

当事務所が、当事務所の従業者又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

1.従業者に係る個人番号関係事務	①雇用保険届出事務※
	②健康保険・厚生年金保険届出事務※
	③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
2.従業者以外の個人に係る個人番号関係事務	①報酬・料金等の支払調書作成事務
	②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
	③国民年金第3号被保険者届出事務
	④不動産の使用料等の支払調書作成事務
	⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
3.委託契約に基づく個人番号関係事務	①雇用保険届出事務※
	②健康保険・厚生年金保届出事務※
	③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	④賃金計算事務等

上記1～3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）

※1.①②、3.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

個人情報取扱規程（特定個人情報を含む）

第１章　総則

（目的）

第１条　本規程は、グッジョブ社労士事務所（以下、「当事務所」という）が個人情報並びに個人番号及び特定個人情報（以下、個人番号及び特定個人情報を併せ「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。

（定義）

第２条　本規程に掲げる用語の定義は、次に掲げるとおりとする。なお、本規程で使用する用語は、他に特段の定めのない限り行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）その他の関係法令の定めに従う。

項番	用語	定義等
1	個人情報	生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。一　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。個人情報保護法第２条第２項第２号において同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）二　個人識別符号が含まれるもの【番号法第２条第３項、個人情報保護法第２条第１項】 ※　生存する個人の個人番号は、個人識別符号に該当する(個人情報保護法第２条第１項第２号及び第２項、「個人情報の保護に関する法律施行令　(平成15年政令第507号。以下「個人情報保護法施行令」という。)第１条第６号。)
2	個人番号	番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第48条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号。）【番号法第２条第５項】
3	特定個人情報	個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第48条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。【番号法第２条第８項】 ※生存する個人の個人番号についても、特定個人情報に該当する(個人情報保護法第２条第１項第２号、番号法第２条第８項)。
4	特定個人情報等	個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
5	個人情報ファイル	個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして個人情報保護法施行令で定めるものをいう。【個人情報保護法第２条第４項、個人情報保護法施行令第３条】
6	特定個人情報ファイル	個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
7	保有個人データ	個人情報取扱事業者（本条第12号）が、開示、内容の訂正若しくは追加又は削除、利用の停止又は消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。【個人情報保護法第２条第７項、個人情報保護法施行令第４条、第５条】
8	個人番号利用事務	行政機関、地方公共団体及び独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
9	個人番号関係事務	番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
10	個人番号利用事務実施者	個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
11	個人番号関係事務実施者	個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
12	個人情報取扱事業者	個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）をいう。【個人情報保護法第２条第５項】
13	従業者	当事務所の組織内にあって直接又は間接に当事務所の指揮監督を受けて当事務所の業務に従事している者をいう。当事務所との間の雇用関係にない者を含む。
14	事務取扱担当者	当事務所内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
15	管理区域	特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
16	取扱区域	特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（適用範囲）

第３条　本規程は従業者に適用する。

２　本規程は、当事務所が取り扱う特定個人情報等(その取扱いを委託されている特定個人情報等を含む。)を対象とする。

（当事務所が個人番号を取扱う事務の範囲）

第４条

　当事務所が個人番号を取扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

1.従業者に係る個人番号関係事務	①雇用保険届出事務※
	②健康保険・厚生年金保険届出事務※
	③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
2.従業者以外の個人に係る個人番号関係事務	①報酬・料金等の支払調書作成事務
	②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
	③国民年金第3号被保険者届出事務
	④不動産の使用料等の支払調書作成事務
	⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
3.委託契約に基づく個人番号関係事務	①雇用保険届出事務※
	②健康保険・厚生年金保険届出事務※
	③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	④賃金計算事務等

上記1～3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）

※1.①②、3.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

なお、各事務の取扱いフロー図は、別紙のとおりとする。

（当事務所が取扱う特定個人情報等の範囲）

第５条前条において当事務所が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。

① 　従業者又は従業者以外の個人から、番号法１６条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し。

② 　当事務所が行政機関等に提出するために作成した届出書類及びこれらの控え。

③ 　当事務所が法定調書を作成するうえで従業者又は従業者以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等。

④　その他個人番号と関連づけて保存される情報。

２　第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第２章　組織体制

（特定個人情報管理責任者）

第６条　事務所の代表者は、特定個人情報等の取扱いに関して事務所の総括的な責任を有する特定個人情報管理責任者を兼務するものとする。

２　特定個人情報管理責任者は、次に掲げる事項その他当事務所における特定個人情報等に関する全ての権限と責務を有するものとする。

①　本規程第６条に規定する基本方針の策定、従業者への周知及び一般への公表

②　本規程及び委託先の選定基準の策定並びに従業者への周知

③　本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理する上で必要とされる細則の承認

④　特定個人情報等に関する安全対策の策定・実施

⑤　特定個人情報等の適正な取扱いの維持・推進等を目的とした諸施策の策定・実施

⑥　事故発生時の対応策の策定・実施

⑦　特定個人情報等の安全管理に関する教育・研修の企画

３　特定個人情報管理責任者は、定期的に自主点検を行い、特定個人情報管理体制の改善を行う。

（情報漏えい事故等への対応）

第７条　特定個人情報管理責任者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という。）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、本規程に基づき、適切に対処するものとする。

２　特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。

（情報漏えい事故等の公表）

第８条　特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等が発生した場合、所属の都道府県社会保険労務士会を通じ、全国社会保険労務士会連合会と連携を図り、特定個人情報保護委員会及び所管官庁に必要な報告を速やかに行うものとする。

２　特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。

（情報漏えい事故等の再発防止）

第９条　特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。

２　特定個人情報管理責任者は、他社における漏えい事故等を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。

３　特定個人情報管理責任者は、漏えい事案等への対応状況の記録を（年に1回以上）の頻度にて分析するものとする。

第３章　点検

（運用の確認、本規程に基づく運用状況の記録）

第10条　事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、利用実績を記録するものとする。

① 書類・媒体等の持出しの記録

② 特定個人情報の削除・廃棄記録

（自主点検の実施）

第11条　特定個人情報管理責任者は、当事務所における特定個人情報等の取扱いが法令、本規程その他の規範と合致していることを定期的に点検する。

第４章　特定個人情報等の取得

（特定個人情報等の適正な取得）

第12条　当事務所は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

（特定個人情報等の利用目的）

第13条　当事務所が、従業者又は第三者から取得する特定個人情報等の利用目的は、第4条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

（特定個人情報等の取得時の利用目的の通知等）

第14条　当事務所は、特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。

２　事務所は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報等を利用することができる。

（個人番号の提供の要求）

第15条　当事務所は、第4条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

（特定個人情報等の収集制限）

第16条　当事務所は第４条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を収集しないものとする。

（本人確認）

第17条　当事務所は番号法第16条に定める各方法により、従業員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。

第5章　特定個人情報等の利用

（個人番号の利用制限）

第18条　当事務所は、第13条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

２　当事務所は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報等を利用してはならないものとする。

第６章　特定個人情報等の保管

（特定個人情報等の正確性の確保）

第19条　事務取扱担当者は、特定個人情報等を、第13条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

（特定個人情報等の保管制限）

第20条　当事務所は、第４条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を保管してはならない。

２　当事務所は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード及び身元確認書類等）の写し、当事務所が行政機関等に提出する申告書の控え及び当該申告書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報等として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第７章　特定個人情報等の提供

（特定個人情報等の提供制限）

第21条　当事務所は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報等を第三者（法的な人格を超える特定個人情報等の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報等の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報等の第三者提供ができないことに留意するものとする。

第８章　特定個人情報等の廃棄・削除

（特定個人情報等の廃棄・削除）

第22条　当事務所は第４条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

第９章　安全管理措置

第1節　物理的安全管理措置

（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）

第23条　当事務所は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次に掲げる方法に従い以下の措置を講じる。

①　管理区域　

入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。

②　取扱区域　

可能な限り壁又は間仕切り等の設置や、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。

（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）

第24条　当事務所は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次に掲げる措置を講じる。

①　特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等については、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

②　特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）

第25条　当事務所は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。

①　行政機関等への届出書類の提出等、当事務所が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

（記録媒体等の廃棄・削除）

第26条特定個人情報等の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。

①　事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、自社又は外部の焼却場での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。

②　事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。

③　事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。

④　特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する届出書類等の法定保存期間経過後速やかに個人番号を削除するよう情報システムを構築するものとする。

⑤　個人番号が記載された書類等については、当該関連する届出書類等の法定保存期間経過後すみやかに廃棄をするものとする。

２　事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。

第２節　技術的安全管理措置

（アクセス者の識別と認証）

第27条　特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、ユーザーＩＤ、パスワード、磁気・ＩＣカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証するものとする。

（外部からの不正アクセス等の防止）

第28条　当事務所は、次に掲げる方法により、情報システムを外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから保護するものとする。

① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法

② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法

③ 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法

④ 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法

⑤ ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法

（情報漏えい等の防止）

第29条　当事務所は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、次に掲げる方法により、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

　①　通信経路における情報漏えい等の防止策

通信経路の暗号化

　②　情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策

　　　データの暗号化又はパスワードによる保護

第10章　特定個人情報等の開示、訂正等、利用停止等

（特定個人情報等の開示）

第30条　当事務所は、本人から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。

２　当事務所は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由（根拠とした個人情報保護法の条文及び判断の基準となる事実）を説明することとする。

①　本人又は第三者の生命、身体及び財産その他の権利利益を害するおそれがある場　　　合

②　当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

③　他の法令に違反することとなる場合

（保有個人情報の開示請求処理手順）

第31条　前条に基づき本人又はその代理人（未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。）から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずることとする。

①　受付時に次に掲げる事項を確認する

ａ　所定の様式の書面（請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの）による請求であること。

b　予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。

ｃ　代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。

ｄ　なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。

②　開示の可否の決定

　　特定個人情報管理責任者は、次に掲げる全てについて、検討の上、開示の可否を決定する。

ａ　請求された個人情報が物理的に存在するか否か。

ｂ　前号に相当するものが、「保有個人情報」に該当するか否か。

ｃ　第43条第2項各号に定める理由により、不開示事由に該当するか否か。

③　不開示の場合の対応

ａ　前項に基づき保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。

④　請求者に対する通知時期

ａ　開示請求に対する回答（不開示の場合の通知も含む。）は書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。

（保有個人情報の訂正等）

第32条　当事務所は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、当該本人に対し、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

（保有個人情報の訂正等処理手順）

第33条　前条に基づき、開示の結果、特定個人情報等に係る保有個人情報が事実ではないとして、訂正、追加又は削除（以下「訂正等」と総称する。）を求められた場合は、次の手順にて応ずることとする。

①　当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。

②　特定個人情報管理責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等の要否を決定する。

③　検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、当該請求者に対して判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。

２　特定個人情報等に係る保有個人情報の訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。

①　特定個人情報管理責任者は、当該保有個人情報を取り扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

②　事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。

③　特定個人情報管理責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、事務取扱責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し１年間保管する。

（保有個人情報の利用停止等）

第34条　当事務所は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第16条の規定に違反して取得されているという理由、同法第17条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

２　前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。）を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

（開示等を求める手続及び手数料）

第35条当事務所は、特定個人情報等に関して、個人情報保護第29条第1項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、「個人情報保護基本方針」と一体としてインターネットのホームページで常時掲載を行い、又は事務所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。

２　開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるに当たっては、十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

３　個人情報保護法第30条に従い、手数料を徴収する場合には、同様の内容の開示等手続の平均的実費の予測に基づき、合理的な手数料額を算定する等の方法により、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。

第11章　教育

（従業者の教育）

第36条　当事務所は、従業者に対して本規程を遵守させるために、定期的な研修の実施及び情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。

第12章　苦情および相談

（苦情等への対応）

第37条　当事務所は、当事務所における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等に対する窓口を設け、適切に対応する。

２　特定個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。

第13章　見直し